O líder é a peça central na produtividade da empresa quando lidera pelo exemplo consegue uma equipe engajada para acompanhá-lo. Dessa forma os resultados aparecem positivamente e isso inclui o exemplo na administração do tempo. Será que os líderes de hoje estão conseguindo fazer uma boa gestão do tempo que possuem? Qual é o papel do líder na administração do tempo?
Isso é muito importante, pois o líder que consegue gerir o tempo na empresa, alcança o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e vai conseguir tempo para se preocupar com o estratégico da empresa e não mais em apagar incêndios.
O fato é que mesmo em tempos modernos em que se fala muito em gestão de tempo tem-se ainda muitos líderes que não conseguem fazê-lo. Isso problematiza o trabalho da liderança e repercute no trabalho da equipe. Não é bom!
Leia este artigo até o fim e descubra como fazer uma melhor administração do tempo, estabelecer prioridades e perder a sensação de que está trabalhando além da conta.
Consequências da falta de gestão de tempo
Em primeiro lugar, os líderes que não gerem seu tempo têm a sensação de que o tempo está voando e de que estão trabalhando além da conta. Pior que essa sensação é acreditar que o dia passou e ele não conseguiu realizar tudo que estava no check list.
As consequências da falta de gestão do tempo impactam para além dessa sensação desconfortável de andar em círculos. A perda de prazos, projetos inacabados, problemas em manter o cronograma estabelecido, impactos negativos nos outros setores da empresa, produtividade baixa e em um cenário bem pessimista, a perda do emprego são alguns dos exemplos mais pertinentes.
Para não ter que lidar com essas consequências tão ruins da falta de gestão do tempo, procure ser um líder organizado, comprometido com a função que exerce, atento aos seus compromissos profissionais e aprenda a fazer reuniões ou qualquer outra situação com horário definido.
Sequestradores do tempo
Muitas vezes o líder até consegue fazer um planejamento e pretende, de verdade, segui-lo no decorrer do dia. No entanto, não é isso que acontece.
Muito do que acontece ao redor do líder pode ser resolvido depois, pois fazê-lo no momento do ocorrido, geralmente, tira o foco de realizações prioritárias. Pode-se dizer isso dos os e-mails que chegam seguidamente na caixa de entrada, a interrupção que o líder sofre por qualquer motivo banal, o WhatsApp que traz notificações o dia inteiro.
Esses sequestradores de tempo também terão seu momento de resolução, mas a confusão em que se envolve por tentar atendê-los de pronto faz com que essas situações sequestrem o seu tão precioso tempo.
Fique tranquilo, isso também será resolvido, mas coloque dentro do planejamento o tempo para olhar e resolver essas interrupções. A não ser que dependa de um e-mail ou chamada no WhatsApp para resolver uma prioridade daquele dia.
O líder também pode colaborar para a má gestão do tempo quando não confia na equipe e passa grande parte do tempo verificando se estão trabalhando como ele deseja. Dessa forma, envolve-se em práticas corriqueiras apenas para garantir a eficiência das pessoas e dos processos.
Um dos grandes sequestradores de tempo diz respeito às fofocas que circulam na empresa. Quando o líder se envolve em fofocas e não as corta pela raiz, acaba por desperdiçar o tempo. É importante lembrar que todo tempo direcionado para fora do que foi planejado e responde como prioridade na empresa é um tempo perdido.
Qual é o papel do líder na administração do tempo?
Toda gestão do tempo precisa estar ligada especialmente a quatro estágios essenciais: conhecimento de objetivos, tarefas listadas, prioridades definidas e agenda para seguir. Um bom líder sabe disso e age para que se cumpra o necessário para não desperdiçar tempo.
Como uma das responsabilidades do líder é cumprir metas, ele tem que focar em alcançar prazos, manter o cronograma e, ainda, ter uma equipe motivada.
Nesse sentido, o líder é o autor da sua gestão de tempo e do seu pessoal também. É ele quem vai dar o ritmo para que a empresa caminhe. Como já dito, liderar pelo exemplo é a melhor forma de conseguir os resultados que necessita.
Assim, na liderança, deve-se lançar mão de todas as técnicas conhecidas para administrar o tempo. Além disso, ser disciplinado para seguir as estratégias usadas para fazer uma gestão de tempo eficaz. Dá trabalho sim, mas os resultados são gratificantes e lucrativos.
Técnicas de gestão de tempo
As técnicas de gestão de tempo foram criadas ao longo do tempo justamente por causa dessa sensação de que o tempo se esvai por entre os dedos das pessoas. Elas existem para fazer o melhor uso do tempo e ficar com a sensação de dever cumprido. Com o uso delas é possível fazer uma gestão do tempo eficaz. Conheça algumas delas e observe qual melhor se adapta ao seu perfil.
· Princípio de Pareto
Essa técnica foi descoberta pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Nos seus estudos e observações, ele concluiu que 80% de todos os resultados são provenientes de 20% dos esforços aplicados. A conta é simples, foque naqueles 20% de atividades que se você concluir irá impactar fortemente na fluidez dos outros 80% no decorrer do tempo. Aqui é preciso criar uma lista de prioridades e deixar na quantidade de 20% para garantir que será concluído no dia.
· Pomodoro
A premissa do método é fazer mais, em menos tempo e com menos esforço. O método Pomodoro consiste em fracionar o tempo para focar e realizar. A ideia é fazer uma lista do que precisa ser realizado e fazê-lo dentro de 25 minutos na contagem de um cronômetro. Assim que o período determinado acabar, é obrigatório fazer uma pausa de 5 minutos, mas nesse tempo só fazer algo agradável. Depois de 4 ciclos, é preciso dar uma parada maior, de 30 minutos.
· GUT (Gravidade, urgência e tendência)
É uma ferramenta que define estrategicamente as prioridades. Nada mais é do que listar as tarefas em colunas e atribuir uma nota de 1 a 5 para cada uma delas de acordo com sua gravidade, urgência e tendência. Feito isso, deve-se traçar um cenário da pior coisa que pode acontecer se a tarefa for ignorada. Diante disso, vê-se a prioridade dentro das prioridades.
Recomendo uma leitura completar: Como ser um líder que influencia positivamente as pessoas?
5 dicas para uma gestão do tempo eficaz
Fazer a gestão do tempo não é algo para assustar, a teoria é bastante simples: consiste em planejar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado a cada atividade dentro das horas que lhe são dadas para cumprir um dia de trabalho ou um prazo.
Só que na prática não é tarefa fácil para muitas pessoas, pois envolve a personalidade de cada um, as suas crenças limitantes e também habilidades que muitas das pessoas não desenvolveram. Para começar a praticar a gestão de tempo de forma eficaz, veja essas dicas:
1- Use uma técnica que combine com sus liderança
Pode ser a técnica Pomodoro, o Princípio de Pareto ou qualquer outra que lhe agrade e seja comprovado a eficiência. Estar ligado ao uso da técnica traz enormes chances de você conseguir gerir o tempo satisfatoriamente.
2- Planeje seu dia com antecedência
Desenhar na sua cabeça como será seu dia no trabalho é um exercício perfeito para se preparar e cumprir as prioridades, mas lembre-se que é preciso colocar na agenda também para evitar fugas. Crie o hábito de se planejar e siga-o! Pode ser na noite anterior ou mesmo nos seus primeiros 30 minutos na empresa. Primeiro liste todas as tarefas que necessita realizar naquele dia e, na sequência, faça a ordem de prioridade.
3- Delegue tarefas
Confie na sua equipe e delegue as tarefas que ela pode fazer sem a sua supervisão. Não seja um centralizador! Quando você age assim, sobrecarrega-se de tarefas simples e os liderados sofrem porque não conseguem demonstrar suas habilidades. Além disso, você perde o foco das atividades mais importantes.
4- Busque isolamento se precisar
Isolar-se para focar não é vergonha nenhuma, e se achar um espaço em que você possa realmente trabalhar em paz e focado, vá pra lá imediatamente. Isso deve ser feito porque mesmo quando o líder avisa que não pode ser interrompido, essa situação ainda pode acontecer. Não subestime a força do silêncio e do foco na execução do que é importante.
5- Seja assertivo nas reuniões
Nada de fazer reunião sem uma pauta bem definida e um horário para o início e outro para o fim dela. Quando se vai para uma reunião sem a devida assertividade, ela toma mais tempo do que se queria e, muitas das vezes, tratam-se assuntos não pertinentes ao momento. É você líder que vai dar o Norte para a situação, por isso, já saia da sua sala com tudo esquematizado.
Por fim, é importante ser dito que a má administração do tempo é uma característica muito malvista no campo profissional, inclusive acaba refletindo na vida das outras pessoas e na vida pessoal do próprio líder também. Diante disso, esforçar-se para aprender e colocar em prática a gestão de tempo eficaz é mais do que necessário, é essencial para o sucesso da sua liderança.