Descubra como calcular o índice de absenteísmo com facilidade

Como anda o nível de produtividade de sua empresa? Os funcionários têm batido as metas, trabalhado com dedicação, faltando pouco e chegando no horário? Se você não conseguiu responder a nenhuma dessas perguntas, fique tranquilo: conseguirá em breve, pois hoje falaremos sobre absenteísmo.

Um dos indicadores mais importantes no departamento de RH, capaz de apontar quantas horas de trabalho estão sendo desperdiçadas devido ao número de atrasos, faltas ou saídas – justificados ou não – por parte dos funcionários.

Problemas de saúde, trânsito caótico, demissões na empresa e a perda de entes queridos são alguns dos fatores que contribuem com o absenteísmo – e todos estamos sujeitos a situações como essas.

Mas se um funcionário chega tarde ou não vai ao trabalho com certa frequência, isso pode significar que ele não se sente motivado o suficiente para realizar suas tarefas. Nesse caso, o indicador é muito útil, pois serve como uma espécie de termômetro, ajudando a medir o clima dentro da organização.

Sendo assim, neste artigo você vai descobrir:

• O que é absenteísmo;
• Por que essa ferramenta é importante;
• Como calcular o absenteísmo de sua empresa.

Como calcular o absenteísmo da minha empresa?

Diferentemente do que muitos imaginam, calcular o índice de absenteísmo de uma empresa é muito simples. Primeiramente, leve em consideração que o número de funcionários varia de empresa para empresa, de setor para setor.

Logo, não basta apenas somar as horas perdidas para identificar a assiduidade de seus colaboradores.

O impacto de 5 horas negativas em uma equipe pequena, de apenas 10 pessoas, por exemplo, é muito maior do que num time de 100 profissionais.

Por isso o absenteísmo deve ser proporcional a quantidade de horas trabalhadas do grupo como um todo. Viu só? Não é tão complexo assim. No exemplo abaixo você confere como é fácil calcular o índice.

Primeiro passo

Primeiramente, calcule o total de horas a serem cumpridas pelo time como um todo no período de um mês. Para isso, some a horas de trabalho mensais que cada colaborador trabalharia se não faltasse, se atrasasse ou precisasse sair mais cedo.

Para que você compreenda melhor, usarei como exemplo um time de 100 profissionais. Digamos que cada um desses funcionários trabalhe 8 horas diárias, de segunda à sexta-feira, e que o mês tenha 20 dias úteis.

100 funcionários x 8 horas diárias x 20 dias úteis = 16.000 horas mensais

Agora que você identificou o número ideal de horas trabalhadas por sua equipe durante o mês, guarde esse número. Usaremos ele logo mais.

Segundo passo

Neste momento, somaremos as horas referentes às saídas, faltas e atrasos de toda a equipe.

Você precisa transformar “dias” em “horas” para realizar esses cálculos. Digamos que, de acordo com as métricas, as faltas de seus funcionários resultaram em um total de 15 dias. Para chegar ao número correto, multiplique os dias pelas horas trabalhadas, por exemplo:

15 dias faltosos x 8 horas diárias de trabalho = 120 horas perdidas durante o mês

Realize o mesmo processo com os atrasos. Primeiro, some os minutos de todos os atrasos e, depois, transforme-os em horas. Neste mês, por exemplo, 18 funcionários chegaram 20 minutos mais tarde no trabalho.

18 funcionários x 20 minutos = 500 minutos = 6 horas de atraso no mês

Em seguida, some as horas referente às faltas e as horas referente aos atrasos. O resultado será o total de horas de trabalho perdidas durante o mês.

120 horas de faltas + 32 horas de atrasos = 152 horas perdidas

Terceiro passo

Uma vez que você já tem todos os dados necessários, chegou a hora de calcular o absenteísmo. Para isso, pegue o número de horas perdidas e divida pelo número de horas que seus funcionários deveriam trabalhar durante o mês. Depois, multiplique por 100 para obter a porcentagem. Exemplo:

152 horas perdidas ÷ 16.000 horas ideais de trabalho x 100 = 0.95 de absenteísmo

Nosso índice de absenteísmo do mês foi 0.95 – que é um bom número por sinal, levando em conta que a equipe tem 100 funcionários e que imprevistos sempre acontecem. O ideal é que o índice esteja abaixo de 3%.

Viu só como é fácil calcular essa métrica e descobrir o número de horas desperdiçadas em sua empresa? Para facilitar ainda mais o seu trabalho com o cálculo desse índice, disponibilizo uma planilha que poupará seu tempo.

Clique no botão para realizar o download do arquivo.

Depois, acrescente os dados pedidos pela planilha e a fórmula dará o resultado do absenteísmo para você. No material você também tem acesso a dois gráficos que se modificam automaticamente de acordo com os números. Super prático.

Assista ao vídeo para entender como a planilha funciona:

Assim como o turnover, o absenteísmo também deve ser calculado mensalmente. Assim será mais fácil identificar se o clima no ambiente de trabalho está bom, se algum funcionário está tendo dificuldade para trabalhar com determinado grupo, se não está feliz com a função que exerce e assim por diante.

Espero que você aproveite a planilha e que, com base nesses resultados, ajude sua empresa a produzir mais e melhor, superando as expectativas, diminuindo o índice de absenteísmo e focando nos resultados.