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Problemas com retrabalho acontece e não escolhe setor empresarial, tamanho da equipe ou sequer período específico. O produto ou serviço não ficou adequado à qualidade prometida, o prazo não foi cumprido devidamente, um defeito que foi consertado volta a acontecer e assim por diante. Neste artigo eu quero te apresentar 6 DICAS PARA AFASTAR PROBLEMAS COM RETRABALHO.

O retrabalho vai acontecer quando o resultado do trabalho não for bom.

Nem sempre será possível evitar o retrabalho, mas é preciso minimizá-lo e há formas de fazer essa redução e a frequência com que ele acontece.

Nesse artigo, você vai entender porque acontece o retrabalho e conhecer algumas medidas que podem ser tomadas para reduzir a quantidade de tarefas que precisam ser refeitas.

O impacto negativo dos problemas com retrabalho

Na empresa, o retrabalho, significa um desperdício de recursos. Os custos aumentam na mão-de-obra, na matéria-prima, no uso das instalações, pois tem-se uma repetição da tarefa para fazer a mesma entrega, já que a primeira vez não deu certo. Nesse caso, o valor recebido será por um serviço ou produto apenas. Mesmo que se tenha feito duas vezes.  E pode piorar porque quanto mais pessoas envolvidas na busca do resultado, maior o custo.

A imagem da empresa também sofre, pois envolve muitos setores da empresa. O investimento com o marketing fica pouco aproveitado, uma vez que o resultado do retrabalho traz o negativo para o setor. Todos os setores que contribuem para a imagem da empresa sofrerão de algum jeito, como o pós-venda, o relacionamento com o cliente e outros. A empresa vai precisar destinar mais recursos para reverter o quadro.

Também sofre impacto negativo o clima organizacional. Nenhuma equipe consegue ficar motivada se observa que falha em algum sentido. Se o retrabalho é frequente e envolve bastante pessoas da equipe, traz um sentimento de desconfiança e vergonha. Além de que o líder precisa tratar do assunto no âmbito geral.

Destinar tempo, mão de obra e recursos para fazer novamente o que deveria ter sido feito com resultado esperado na primeira, desestabiliza o planejamento. Refazer vai atrasar as novas entregas, por exemplo. Os atrasos nos prazos podem tornar-se contínuos e isso é ruim.

Acredito que você vai gostar de complementar esse conhecimento com este artigo: Motivando a equipe a não perder a chance de aprender com seus erros

Quais as causas do retrabalho

Como dito, não se exclui por completo o retrabalho, alguma coisa precisará ser feita novamente. Mas conhecer as causas também ajuda a evitá-lo. Veja algumas:

·         Falta de treinamentos: uma equipe insegura de suas funções, seja tecnicamente ou emocionalmente, vai cometer mais erros. Por isso, pessoas treinadas são mais preparadas e seguras para fazer bem já na primeira vez.

·         Gestão falha: quando os superiores não orientam corretamente os funcionários e, pior, não acompanham ou verificam a tarefa feita, os erros podem acontecer. Só deixe a equipe sozinha se tiver um responsável por orientá-la diante das dúvidas ou se ela for bastante treinada para a tarefa. 

·         Problemas de comunicação: a comunicação é fundamental para as atividades da empresa fluírem. Saber falar com assertividade com sua equipe e, também, mostrar-se aberto a ouvir vai facilitar que o certo aconteça. Imagina um funcionário que está com dificuldades e não tem abertura para pedir ajuda ao seu superior? 

·         Pessoas com perfis inadequados no desempenho das funções: Se você tem um peixe e deseja que ele suba em uma árvore, já deve saber que vai sucumbir ao insucesso. Isso se aplica aos funcionários também. Colocar uma pessoa extremamente comunicativa na área de controle de qualidade de forma solitária não vai dar certo, assim como colocar uma pessoa com alguma fobia social para ser um negociador. 

·         Irresponsabilidade: infelizmente existe essa característica em muitas pessoas e algumas delas podem estar sob seu comando. Quando o funcionário é irresponsável, ele não pensa nas consequências e isso onera sua empresa. O ideal é lapidar esse funcionário se for possível. 

·         Ausência de planejamento: Não planejar é deixar rolar com a intenção de que dê tudo certo, mas sem a certeza e o escopo para isso. Em uma empresa, o planejamento é fundamental para nortear todos os envolvidos e principalmente mostrar o objetivo que se quer alcançar.

6 dicas para afastar problemas com retrabalho

Reduzir o retrabalho na empresa e minimizar os efeitos dele é necessário em tempos que se busca alta produtividade e baixa de custos. A liderança tem papel fundamental nesse ponto, pois é uma executora das medidas junto aos colaboradores.

Aqui estão 6 dicas que podem, efetivamente, auxiliar nesse trabalho:

1- Utilizar ferramentas tecnológicas

As ferramentas tecnológicas otimizam os processos e lhes garantem maior precisão e qualidade. Isso cabe muito bem para as atividades repetitivas que podem causar tédio nos funcionários. A otimização do trabalho pelas máquinas dá de presente aos seus funcionários tempo para que eles pensem de forma estratégica nas tarefas que exigem criatividade e raciocínio.

2- Ter uma comunicação clara e transparente

Por mais preparada que seja uma equipe, se a comunicação tiver falhas ou ruídos, vai acarretar em problemas ao final do processo. Os ruídos abrem margem para dúvidas e dúvidas não sanadas geram mal-entendidos e isso acaba por trazer prejuízos. A comunicação eficiente é o que guia a sua equipe quando há muitas tarefas simultâneas a realizar. Isso implica até nas prioridades, se o comunicador é claro, a equipe sabe o que fazer primeiro.

3- Planejar e cumprir

O planejamento é determinante quando se tem prazos de entrega para cumprir. Estabelecer um cronograma e fazer conforme o combinado vai poupar a empresa de muita dor de cabeça e também de retrabalhos. O planejamento com cronograma passa para a equipe uma visão melhor das atividades a ela vinculadas. Assim, se em alguma parte do planejamento houver atraso, a equipe vai acelerar para alcançar o objetivo sem se perder.

4- Investir em processos ganhadores

Ter um mapeamento das atividades realizadas pela empresa e conhecer a fundo os processos de cada setor é poder ver os problemas e focar nas soluções. Desenvolver processos ganhadores em que todas as etapas foram revisadas para alcançar a excelência evita o retrabalho. Além de estar linkado com a tomada de decisões estratégicas.

5- Determinar um colaborador responsável

O funcionário qualificado para gerir os processos vai ser uma peça chave para evitar o retrabalho. Fazer isso evita sobrecargas em alguns profissionais e mostra aos outros como agir. Isso porque quando as funções estão devidamente distribuídas é mais fácil acompanhar a sua execução e resultados.

6- Ter a visão do todo

Os trabalhos muito grandes que exigem a atenção de muitas pessoas e bastante tempo e, por isso, são desmembrados em pequenas partes podem confundir e não trazer o entendimento do todo para quem está na execução. Exatamente por isso é indicado mapear e compreender os processos como algo com começo, meio e fim. Isso para o líder e também para os funcionários. É fundamental que o colaborador saiba que aquele parafuso que está apertando é parte integrante da aeronave.

Esse artigo te ajudou? Você consegue ver a possibilidade de evitar que uma mesma tarefa ou projeto sejam refeitos, seja em parte ou por completo? Então compartilhe com um amigo e o ajude também.